Outlook Express – Datenbankpflege und Wartung

Um Probleme beim Arbeiten unter Outlook Express vorzubeugen, sollte die Datenbank von Microsofts Email-Programm regelmäßig überprüft und gepflegt werden.

Vorbereitende Maßnahmen:

Arbeitsplatz öffnen und dann auf Extras, Ordneroptionen und den Reiter Ansicht. In dem Fenster Ansicht herunter gehen bis zu dem Punkt “Versteckte Dateien und Ordner” und dort auf “Alle Dateien und Ordner anzeigen”
Hinweis: Ohne diese Maßnahme kann der nächste Schritt nicht ausgeführt werden, da der Ordner “LokaleEinstellungen” ansonsten nicht angezeigt wird.

Überprüfen der Ordnergrößen:

Im Arbeitsplatz den folgenden Ordner für die Dateien von Outlook Express öffnen:
Laufwerk C
\Dokumente und Einstellungen
\*Der Benutzername*
\LokaleEinstellungen
\Anwendungsdaten
\Identities
\{*Buchstaben+Zahlen-Code*} *1
\Microsoft
\Outlook Express

*1 Werden mehrere Indentitäten unter Outlook Express verwendet, so stehen hier ebenfalls mehrere Unterordner zur Auswahl

In dem Fenster nun unter “Ansicht” die Option “Details” auswählen um die Dateigrößen der einzelnen Datenbankdateien (dbx) von Outlook Express angezeigt zu bekommen.

Die einzelnen Datenbanken der Ordner in Outlook Express dürfen keinesfalls die Beschränkung von 2 GB erreichen, da hierdurch ein Zugriff auf diese Ordner nicht mehr möglich ist. Abhängig von den Gegebenheiten des Rechners kann dieser Wert auch unterhalb von 2 GB liegen. Idealerweise sollte kein Ordner oberhalb von 500 MB liegen.

Mögliche Probleme / Ursachen beim Überschreiten der 2 GB Grenze:

– Kein Zugriff auf den Ordner
– Kein Programmstart
– Gesendete Objekte verbleiben im Postausgang, obwohl diese gesendet wurden
(2 GB Grenze im Ordner gesendete Objekte erreicht)
– kein Löschen von Nachrichten möglich
(2 GB Grenze im Ordner gelöschte Objekte erreicht)

Unnötige Nachrichten sollten daher regelmäßig gelöscht werden oder in Unterordner, z.B. mit Jahreszahlen, verschoben werden.

Nach der Bereinigung der Ordner ist eine weitere Hürde in Outlook Express zu beachten:

Auch nach dem löschen von Dateien aus den Ordner, wird dieser noch nicht verkleinert. Es wird lediglich der Hinweis auf die
Nachricht entfernt, diese verbleibt aber vorerst noch innerhalb der Datenbank. Zum endgültigen entfernen muss daher nach der Bereinigung eine Komprimierung der Ordner erfolgen.

Komprimieren der Ordner von Outlook Express:

Im geöffneten Outlook Express unter Datei, Ordner und den Unterpunkt “Alle Ordner komprimieren”. Es
sollten immer alle Ordner komprimiert werden und der Vorgang regelmäßig durchgeführt werden.

Eine Speicherung der einzelnen dbx Dateien als Kopie an einen anderen Speicherort bietet eine einfache Datensicherung der Nachrichten. Bei der Rücksicherung sollte aber keinesfalls der bestehende Ordner überschrieben werden, da alle neuen Nachrichten ansonsten verloren gehen würden. Hierzu innerhalb von Outlook einen neuen Ordner anlegen mit z.B. Namen “Backup” und Outlook Express beenden. Den gesicherten Ordner dann ebenfalls z.b. von Gesendete Objekte.dbx auf Backup.dbx umbenennen und den im Speicherordner von Outlook Express nun gleichnamig vorhandenen Ordner überschreiben für einen Zugriff innerhalb des Programmes.