Tipps & Tricks: MS Excel – Teil 2

Mit Microsoft Excel, dem Tabellen-Programm aus dem Microsoft Office Paket, lassen sich leicht übersichtliche Kalkulationen erstellen – zum Beispiel für die private Steuererklärung oder eine Auflistung der Einnahmen und Ausgaben im Monat. Die Werte lassen sich übersichtlich gliedern, automatisch berechnen oder als Diagramm-Grafik ausgeben. Dies ist Teil 2 unserer Excel Tipps – außerdem haben wir hier noch spezielle Einsteiger Tipps für Excel.

MS Excel Tipps – Teil 2

Teil 2 unserer Excel-Tipps behandelt die folgenden Themen:

• Spezielle Formeln: Zeit und Datum einfügen
• Zeile einfrieren: Zeile bleibt trotz Scrollen sichtbar
• Zwischen Formeln und Werten umschalten
• Summe und Durchschnitt ohne Formel zeigen
• Zeilenumbruch in Excel
• Suchen und Ersetzen

1. Spezielle Formeln: Zeit und Datum einfügen

Gibt man in einer Zeile den Wert “=JETZT()” ein (ohne Anführungszeichen), fügt Excel dort automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit ein. Wer nur das Datum ohne Uhrzeit in die Tabelle einfügen möchte, muss stattdessen nur “=HEUTE()” eingeben. Aber auch weitere Datums-Funktionen sind möglich: So zeigt zum Beispiel “=KALENDERWOCHE(2016)” die aktuelle Kalenderwoche an – dazu braucht man aber die gewünschte Jahreszahl.

2. Zeile einfrieren: Zeile bleibt trotz Scrollen sichtbar

Um die Titelzeile auch bei langen Tabellen immer sichtbar zu haben, gibt es die Funktion “Zeile einfrieren”: Auch beim Scrollen durch die Tabelle bleibt die eingefrorene Zeile immer sichtbar. Das ist praktisch, um auch am Ende der Tabelle zu sehen, welche Zeile zu welchem Titel gehört.

Zum Einfrieren oder Fixieren einer Zeile wählt man unter im Ansicht-Menü die Funktion “Fenster fixieren”. Hier lässt sich entweder die oberste Zeile oder die erste Zeile der Tabelle feststellen, damit sie immer stehen bleibt.

3. Zwischen Formeln und Werten umschalten

Wer in seiner Excel-Arbeitsmappe mit vielen Formeln gearbeitet hat, möchte manchmal statt dem automatisch ausgerechneten Wert sehen, welche Formel den Wert in der Zelle errechnet. Dazu kann man mit einer einfachen Tastenkombination schnell zwischen der Formel-Anzeige und der Werte-Anzeige umschalten: Durch Drücken der STRG-Taste zusammen mit der Raute-Taste (#) wechselt Excel die Ansicht – ab Office 2010 hilft stattdessen die Kombination ALT + M + O.

4. Summe und Durchschnitt ohne Formel zeigen

Möchte man nut einen schnellen Überblick über die Summe oder den Durchschnitt der eingegeben Werte haben, braucht man keine Formel: Dazu reicht es, die verschiedenen Werte zu markieren – Excel zeigt daraufhin unten in der Statusleiste den ausgerechneten Mittelwert und die Summe der markierten Felder an.

5. Zeilenumbruch in Excel

Um bei langen Texten einen automatischen Zeilenumbruch einzufügen, damit die Texte umbrechen, wenn das Ende der Zelle erreicht ist, kann man entweder an der gewünschten Umbruch-Position die Tastenkombination ALT + ENTER drücken (die ALT Taste links neben der Leertaste), oder im Menü unter “Start” die Option “Zeilenumbruch” für die ausgewählte Zelle aktivieren: Damit wird dann der automatische Zeilenumbruch eingeschaltet.

6. Suchen und Ersetzen

Um automatisch mehrere Zeichen gegen andere zu tauschen, hilft die “Suchen und Ersetzen” Funktion im Reiter “Start”. Damit lassen sich zum Beispiel schnell und einfach doppelte Leerzeichen austauschen: Unter “Suchen” gibt man zwei Leerzeichen ein, unter Ersetzen eins – Excel ersetzt dann alle Vorkommnisse von doppelten Leerzeichen durch einfache.