Seriendruck bei Word einrichten

Bei Word gibt es die Möglichkeit einen Brief etwa mit gleichen Inhalt, aber unterschiedlichen Anreden, in Seriendruck zu geben. Der Seriendruck Assistent des Textverarbeitungsprogramms, führt einen Schritt für Schritt durch die Funktion des Seriendrucks.

Mit dieser Funktion kann man auch E-Mail-Nachrichten, Umschläge, Etiketten und Verzeichnisse erstellen.

Vorbereitung

Als aller Erstes öffnet man das Dokument, das an mehrere Personen geschickt werden soll. Nun klickt man in der Registerkarte „Sendungen“ in die Gruppe „Seriendruck starten“ und wählt dort den Befehl „Seriendruck-Assistenten mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“.

Der Aufgabenbereich „Seriendruck“ erscheint nun im rechten Bereich des Word-Fensters. In diesem Aufgabenbereich klickt man jetzt auf die Option „Briefe“, um einen Brief für jede Person in seiner Adressleiste zu erstellen. Um fortzufahren, klickt man einfach auf „Weiter: Dokument wird gestartet“.

Hier auf „Aktuelles Dokument verwenden“, um das aktuelle Dokument als Brief zu verwenden. Jetzt klickt man auf den Hyperlink „Weiter: Empfänger wählen“.

Empfänger wählen

Um seine Adressliste zu öffnen, aktiviert man die Option „Neue Liste“ und klickt auf den Link erstellen, um den Namen und die Adresse der Person einzugeben. Es erscheint ein Dialogfeld „Neue Adressliste“. Darin sind Felder enthalten, in die man die Informationen für jede Person der Adressliste eingeben kann. Dafür klickt man einfach in das entsprechende Feld. Um Informationen für weitere Personen einzugeben, klickt man auf die Schaltfläche „Neuer Eintrag“.

Nun klickt man auf den Button „Spalten anpassen“. In dem neu erscheinenden Fenster, legt man fest, welche Daten in die Adressliste eingegeben werden sollen. Dafür löscht man entweder die verschiedenen Einträge oder verschiebt sie nach oben oder unten. Anschließend alles mit „OK“ bestätigen. Jetzt gibt es die Möglichkeit die Adressliste zu speichern.

Im Dialogfeld „Seriendruckempfänger“ werden nun alle Personen der Adressliste aufgelistet. Diese Liste kann man mit einem Klick auf den Spalten je nach Belieben sortieren lassen. Die Häkchen vor den Namen bedeuten, dass Word für diesen Eintrag ein Dokument erstellen wird. Zum Schluss wiedermal alles mit „OK“ bestätigen.

Im Bereich „Vorhandene Liste verwenden“ wird jetzt der Name der Datei angezeigt, in der die Adressliste gespeichert ist. Nun klickt man auf dem Hyperlink „Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief“.

Empfänger Informationen

Um die Adresse in dem Brief anzuzeigen, klickt man auf die Stelle im Brief, an der die Adresse stehen soll. Nun links auf die Option „Adressblock“ klicken. Nun im Bereich „Empfängernamen in diesem Format einfügen“ auf das entsprechende Format klicken und die weiteren Einstellungen vornehmen, soweit gewünscht. Wiedermal die Auswahl mit „OK“ bestätigen.

In dem Dokument erscheint nun an der ausgewählten Stelle < >. Bei Bedarf kann man noch eine Grußzeile einfügen oder eine Anrede. Zum Schluss, klickt man auf „Weiter: Vorschau auf Ihre Briefe“.

Wenn nun alles so weit fertig ist, klickt man auf „Weiter: Seriendruck beenden“. Nun ist Word bereit die Briefe zu erstellen und man klickt auf „Individuelle Briefe bearbeiten“, um den Brief mit den Informationen aus der Adressliste zu kombinieren. Es erscheint eine neue Dialogfeld, in dem man auf „Datensatzauswahl“ klickt. Hier kann man mehrere Druckoptionen auswählen. Nach dem Bestätigen mit „OK“, kann man zum Drucken ganz normal auf die Option „Drucken“ gehen. Der PC fügt dann nach und nach alle Namen aus der Adressliste ein.

Viele weiter Tipps zu dem Textbearbeiteungsprogramm Word findet man hier.