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Quelle: Shutterstock @Tetiana Yurchenko
Wer selbst schon einmal eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen musste, der weiß, wie zeitaufwendig eine solche sein kann. Glücklicherweise erstrecken sich mittlerweile innovative Softwarelösungen über die EÜR und erleichtern damit nicht nur deren Erstellung, sondern binden diese auch besser in die Gesamtbuchhaltung ein.
Die Buchhaltung in der modernen Geschäftswelt ist heute ohne Automatisierung nicht mehr denkbar. Mittlerweile wenden Unternehmen mehr Zeit für die Optimierung von Softwarelösungen auf als für die Buchhaltung selbst. Aktuelle Lösungen sind skalierbar, lassen sich intuitiv bedienen und verkürzen damit den zeitlichen Aufwand deutlich.
Eine Buchhaltungssoftware, die bei der EÜR unterstützt, automatisiert die Dateneingabe und zugleich deren Validierung. Mögliche Fehlerquellen zeigen sich dadurch deutlich reduziert. Der Prozess ist für die Anwender einfach, da es etliche Vorlagen zur Nutzung gibt, außerdem werden die benötigten Daten für die EÜR automatisch aus den verknüpften Quellen extrahiert, was den notwendigen Aufwand drastisch reduziert. EUR-Rechnungen stellen damit nicht mehr länger die bisherige Hürde in der Buchhaltung dar.
Die Automatisierung der EÜR bezieht sich nicht mehr länger ausschließlich auf die Erstellung der Rechnung selbst, sondern auch auf etliche andere Bereiche, die Buchhaltung betreffend. In die Software integriert finden sich direkte Versandmöglichkeiten via E-Mail, die Möglichkeit, einen Cloud-Speicher zu nutzen und Verknüpfungen zu anderen Anwendungen, die ebenfalls bei der Buchhaltung nützlich sind. Nutzern steht es ferner frei, Benachrichtigungen zum Status der gesendeten und bearbeiteten Rechnungen zu überwachen.
Durch die automatisierte Kategorisierung und Speicherung haben Bearbeiter ortsunabhängig eine Zugriffsmöglichkeit und können Dokumente unmittelbar auf ihre Integrität hin überprüfen. In der Software verbaute Tools können natürlich immer zur Analyse der EÜR verwendet werden.
Der manuelle Prozess der Erstellung einer EÜR ist langwierig und anfällig für Fehler. Dank der Automatisierung lassen sich Engpässe vermeiden und der Arbeitsaufwand reduziert sich deutlich, wovon nicht nur größere Unternehmen, sondern auch der Einzelunternehmer profitiert.
Die Kosten für eine entsprechende Buchhaltungssoftware, die es im Abo-Format und als Direktkauf gibt, stehen in keinem Verhältnis zu den großen Einsparungen, von denen ein Unternehmen bereits im ersten Jahr der Nutzung profitiert. Die Rendite der Technologieinvestition ist groß, weshalb sich heute praktisch jedes Unternehmen permanent nach neuen Lösungen umsieht.
Fehler in der EÜR können zu großen Problemen führen, die ein Unternehmen in vielen Bereichen über einen langen Zeitraum beeinträchtigen können. Menschliche Fehler bei der oftmals komplexen Berechnung der EÜR sind bedauerlicherweise keine Seltenheit und konnten bislang sogar dem erfahrensten Personal passieren. Dank der Echtzeit-Validierung, wie sie von zahlreichen Programmen angeboten wird, werden selbst kleinste Fehler unmittelbar erkannt.
Ein weiterer großer Vorteil der automatisierten EÜR ist die dauernde Bereitschaft im Falle anstehender Prüfungen durch die Steuerbehörden. In Fachkreisen spricht man dabei von der Audit-Readiness. Sämtliche Daten liegen immer korrekt und aktuell vor, sodass Nutzer immer auf der sicheren Seite sind und nicht den plötzlichen Verlust von Daten fürchten müssen.
Wer von der Automatisierung im großen Maßstab profitieren will, der muss sich allerdings immer um die Aktualisierung seiner Software und Buchhaltungslösungen kümmern. Im Vergleich zur manuellen Erstellung der EÜR ist dieser Aufwand allerdings gering.
