IT-Lösungen im Unternehmen: welche Software ist wichtig?

Die Informationstechnologie (IT) ist eigentlich schon in den 1990er Jahren in den Unternehmen angekommen – auch wenn viele Betriebe von sich sagen würden, die IT hätte für sie kaum eine Bedeutung: hinter IT-Lösungen stehen nämlich nicht zwingend riesige Rechenzentren oder hoch komplizierte Systeme, für deren Überwachung eine ganze Abteilung zur Verfügung stehen muss. Unter IT versteht man auch den kleinen Office-Rechner, mit dem Briefe und Rechnungen geschrieben oder neue Waren bestellt werden.

 
Büro- und Buchhaltungssoftware

Wer ein Unternehmen gründet und einen Computer im Büro stehen hat, besitzt bereits IT-Lösungen. Die Rede ist von den Programmen, die gleich zum Betriebssystem gehören oder von den Anbietern mitgeliefert werden und mit denen ein Teil der Arbeiten durchaus erledigt werden kann. Einfache Büroprogramme lassen sich mit Microsoft Office oder auch dem kostenlosen LibreOffice dabei schnell nachrüsten, um Briefe zu schreiben oder Tabellen zu verwalten.

Textverarbeitung – jeder Betrieb greift auf Textverarbeitungsprogramme zurück, zum Beispiel um Briefe zu drucken (Tipp: unsere Briefpapier-Vorlagen zum Download). Für diverse Arbeiten reichen die beiliegenden Programme, zum Beispiel Apples TextEdit oder der Windows Editor, vollkommen aus und selbst branchenspezifische IT-Lösungen bringen oft die üblichen Textverarbeitungsprogramme mit.

Tabellenkalkulation – sie gehört ebenfalls zum Standardrepertoire eines Computers und ist somit in jedem Unternehmen vorhanden. Wer sich mit Excel und Co. auskennt, kann darüber etliche Aufgaben erledigen, Bilanzen erstellen oder natürlich Rechnungen schreiben. Wer sich mit der Verknüpfung und Integration auskennt, kann Exceltabellen auch in die Textverarbeitung integrieren und Angebote und Rechnungen ganz bequem selbstrechnend erstellen.

Tagesverwaltung – Kalender-Apps gibt es viele. Viele dieser Softwarelösungen können mit dem E-Mail-Postfach, aber auch mit To-Do-Listen oder der Arbeitsverwaltung verbunden werden. In MS Office ist das mächtige Outlook mit enthalten, aber auch für den kostenlosen Email-Client Thunderbird gibt es mit Lightning eine Kalender-Erweiterung.

Buchhaltungsprogramme – in Zeiten, in denen das Elster-Portal praktisch und nutzbar geworden ist, können Steuer-Voranmeldungen auch darüber erledigt werden. Dennoch empfiehlt sich eine Buchhaltungssoftware für Unternehmen, da sie die Buchhaltung stark vereinfachen kann. Das gilt insbesondere für den Zwang der elektronischen Rechnungen, denn über viele Programme können Belege und Quittungen schnell eingescannt und verwaltet werden. Auch die Erstellung von Lohnabrechnungen, Steuererklärungen und vielem mehr wird vereinfacht. Ein weiterer Vorteil: Etliche Buchhaltungsprogramme erlauben die Rechnungsüberwachung, sodass auf einen Blick sichtbar wird, welche Kunden in Verzug sind und welche nicht.

Spezielle Branchensoftware – je nach Berufsgruppe ist es notwendig, sich für eine branchentypische Software zu entscheiden. Die Programme arbeiten zwar mit Textverarbeitungsprogrammen zusammen, erlauben aber die Kundenverwaltung, Prozessführung und Abrechnung in einem Programm zusammenzuführen. Rechtsanwaltskanzleien kommen ohne die Softwares beispielsweise kaum aus, da in den Programmen auch die elektronischen Akten gespeichert werden und spezielle Formulare nur über die Softwares aufgerufen werden können.

Welche IT-Lösung für ein kleines Unternehmen infrage kommt, muss jeder Unternehmer für sich entscheiden. Es empfiehlt sich, ruhig einmal die oft bereitgestellten Testversionen zu nutzen und dann herauszufinden, welche Software für einen selbst gut geeignet ist und mit welchen Apps man gut zurechtkommt.

 
Logistik

Ein Großteil der Unternehmen besitzt eine Logistik. Mit Logistik sind längst nicht nur Versandbetriebe oder Speditionen gemeint, sondern jeder Betrieb, der ein Lager besitzt. Kommt noch eine Produktion oder ein Versandgeschäft hinzu, nimmt die Logistik sogar noch einen viel wichtigeren Stellenwert ein. An der Basis wird dennoch eine Software-Lösung benötigt, die für alle Betriebe dieselbe ist: die Warenwirtschaft.

Lagerhaltung – in einem Lager muss ein Ordnungssystem herrschen. Kleine Handwerksbetriebe müssen wissen, wo sie Material und Werkzeuge aufbewahren, Versandunternehmen müssen wissen, wo sich einzelne Produkte befinden.

Scanner und Kennzeichnung – je größer das Lager ist, desto wichtiger ist die Kennzeichnung. Dies geschieht zum Beispiel über Etiketten und Barcodescanner oder RFID-Tags. Jede Ware im Lager wird eingescannt und erhält einen festen Lagerplatz, der im Warenwirtschaftssystem hinterlegt ist. Bei eingehenden Bestellungen wird das Produkt wieder gescannt und somit aus dem System ausgetragen: So hat man immer die genaue Anzahl der Artikel digital vorliegen.

Umso größer ein Unternehmen ist, desto größer sind die Anforderungen an die Logistik. Daher kommt hier eventuell ein ERP-System infrage: ERP (Enterprise Resource Planning) hilft dabei, die Ressourcen eines Unternehmens wie Kapital, Personal oder Material planen und steuern zu können.

Effizienzerhöhung – die ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, die Effizienz eines Unternehmens zu erhöhen und es auf einen Stand zu bringen, der mit dem internationalen Markt mithält.

Marktkennung – ERPs arbeiten mitunter so, dass sie den Markt beobachten und bestimmte Szenarien erkennen können. Da über sie das gesamte Tagesgeschäft geplant werden kann, können Unternehmen damit schneller auf neue Anforderungen reagieren.

Kleinere Lager – wer den Markt kennt, weiß, wann was gebraucht wird. Die Ressourcen werden durch die Integration von ERP-Systemen so verwaltet und geplant, dass die Lagerhaltung massiv reduziert werden kann.

Niederlassungen – da das ERP-System für alle Niederlassungen eines Unternehmens gilt, sind die Bereiche besser miteinander vernetzt und können effektiv und ressourcenschonend miteinander arbeiten.

ERP-Systeme lohnen sich häufig schon für mittelgroße Betriebe, jedoch sollte vor der Anschaffung stets geprüft werden, was wirklich benötigt ist und auf welche Inhalte verzichtet werden kann.

 
Marketing

Das Marketing sollte bei allen Unternehmen eine große Rolle spielen. Gemeint sind damit nicht nur Flyer, die eigene Webseite oder soziale Netzwerke, sondern auch die Kundenbindung: Dazu ist es wichtig, dass ein Unternehmer seine Kunden kennt. Hier helfen CRM-Systeme (Customer Relationship Management), die es auch für kleine Betriebe als Cloud- oder Open-Source-Variante gibt:

Kundenmanagement – im CRM werden sämtliche Daten eines Kunden zusammengeführt. Die einfachsten Daten sind Name und Adresse, aber auch die bisher beim Unternehmen getätigten Bestellungen werden hier aufgeführt. Jeder Kunde erhält eine eigene Seite, auf der nun auch Anrufe, E-Mails oder Notizen gespeichert werden. Mit Lieferanten wird nach demselben Prinzip verfahren.

Nutzen – umso mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser kann auf jeden Kunden persönlich eingegangen werden. Newsletter können nun gezielt verschickt werden, aber auch Social-Media-Kampagnen lassen sich aufgrund der Analysen der CRM planen.

Gute CRM-Systeme können darüberhinaus mit Warenwirtschafts- und Buchhaltungssoftwares zusammengeführt werden, selbst die Integration in ein ERP ist möglich.

 
Fazit – IT ist überall

Die Informationstechnologie erleichtert das Leben schon seit dem letzten Drittel des letzten Jahrhunderts und unterstützt auch im Unternehmen in vielen Bereichen. Gut ist, dass es praktisch für jeden Geschmack und jedes Bedürfnis eine passende IT-Lösung gibt. Für viele Anwendungen gibt es neben kostenpflichtigen Programmen auch kostenlose Software: Zum Beispiel die Grafikprogramme Paint.NET oder GIMP oder das kostenlose Office-Paket LibreOffice.

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