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Gerade Online-Unternehmen können heute quasi mühelos ein eigenes Unternehmen aus dem heimischen Wohnzimmer gründen. Die Hürden sind, natürlich abhängig von der Art des Betriebs, nicht hoch. Oft reichen für den Anfang ein Laptop, Smartphone und natürlich das Internet. Doch um weiterzukommen und ernsthaft zu arbeiten, ist schnell gute Software gefragt. In Zeiten, in denen selbst Windows-PCs nur noch mit Testversionen der eigentlichen Programme aus dem Office-Bereich ausgeliefert werden, stellt sich die Frage nach der Software also schon bei einer simplen Textverarbeitung. Aber wie kommen User an kostengünstige und zugleich gute Programme?
Kostenlose Software nutzen
Für viele Anwendungen gibt es längst Open-Source-Möglichkeiten, die dem Original in nichts nachstehen oder es sogar teilweise überflügeln. Viele der Softwareoptionen sind nicht einmal mit Werbung gespickt und können problemlos beruflich genutzt werden. Ein Überblick:
Libre-/Open-Office – das ist das kostenlose Pendant zur Windows-Officesuite. Die Software gibt es für Windows, Mac und Linux und kann wahlweise komplett oder einzeln heruntergeladen werden. Sehr gute Alternativen zu Word, Excel, Access, PowerPoint und Co. kommen somit auf den Rechner. Der Nachteil: Die Programme arbeiten ein wenig anders, sodass Umgewöhnung notwendig ist. Die Menüs sind teils anders aufgebaut, bei Excel unterscheiden sich die Formeln leicht. Die Gewöhnung fällt aber einfach.
Neben LibreOffice bietet aber auch Google eine kostenlose Office-Suite an, die komplett im Browser läuft. Hier lassen sich ebenfalls schnell und einfach Texte, Tabellen und Präsentationen erstellen: Man muss allerdings ständig online sein. Das hat auch einen Vorteil: Man kann mit mehreren Kollegen zugleich an einem Dokument arbeiten.
Auch bei Mails und Kalender muss es nicht immer Outlook sein: selbst das übliche Mail- und Kalenderprogramm, welches mit dem PC geliefert wird, reicht häufig aus. Mittlerweile lässt es sich auch mit anderen Kalendern synchronisieren, sofern die korrekte E-Mail-Adresse hinterlegt wird. Alternativ bieten mit Thunderbird, BlueMail auf dem Smartphone oder Gmail mit dem Google Kalender auch andere Anbieter kostenlose und gut nutzbare Programme an.
Selbst für die Videotelefonie brauchen Unternehmer im Homeoffice nicht unbedingt in den Geldbeutel zu greifen. Das alte Programm Skype hilft immer noch weiter und hat sogar den Vorteil, auf mehreren Geräten genutzt werden zu können. Und Zoom ist mit zwei Nutzern unbegrenzt kostenlos nutzbar: Bei mehreren Nutzern ist die Dauer einer Sitzung auf 45 Minuten beschränkt.
Günstige Versionen nutzen
Doch auch herkömmliche Programme gibt es hin und wieder zu günstigen Preisen. Viele Anbieter kaufen beispielsweise eine Großzahl an Lizenzen ein und vergeben diese zu niedrigen Konditionen. Das trifft besonders zu wenn:
Neue Version – kommt eine neue Version eines Programms raus, werden die alten Lizenzen meist sehr günstig verkauft.
Jahreszeiten – je nach Jahreszeit werden die Lizenzen ebenfalls günstig und mit satten Rabatten abgeben – nicht nur an Schüler und Studenten. Es hilft, sich einmal genauer umzusehen.
Ältere Programme – auch sie sind oft günstig erhältlich. Nicht jede Software muss stets auf dem aktuellen Stand sein. Als Beispiel kann die Textverarbeitung gelten: Ein neues Design verändert die Möglichkeiten nicht. Auch ein gebrauchtes Office 2019 bietet alles, was gebraucht wird und kostet zudem weniger als die neueste Version. Anders als Office 365 gibt es auch keine monatliche Gebühr: Einmal gekauft, kann man die Software uneingeschränkt nutzen.
Schwieriger haben es natürlich die Selbstständigen, die fest mit speziellen Programmen arbeiten müssen. Ist es im Beruf absolut gängig, ausschließlich mit Photoshop zu arbeiten, so müssen sich Designer genau umschauen und die Preise miteinander vergleichen. Die Open Source Software GIMP bietet zwar nicht nur ähnliche Funktionen und punktet in der Erweiterbarkeit durch eigene Skripte, sie ist in der Benutzung aber etwas anders als die teure Adobe Software.
Die Gebühren genau prüfen
Grundsätzlich muss bei Software heute zwischen reeller Software und Abo-Software unterschieden werden. Die Abo-Variante setzt nicht nur eine Internetverbindung voraus, sie bedeutet auch, dass kein Zugriff mehr auf das Programm erfolgt, wenn die Gebühren nicht bezahlt werden. Doch bei beiden Versionen gilt, dass ein Programm längst nicht mehr ein Programm ist:
Versionen – die meisten Softwareangebote kommen in diversen Versionen zum Kunden. Der Funktionsumfang unterscheidet sich teils markant. In Cloud-Programmen kann das mitunter bedeuten, dass die Vollversion auch offline verfügbar ist, die andere hingegen nicht. Andere schränken den Speicherplatz ein, andere wiederum die Anzahl an Dateien. Nutzer sollten genau überlegen, was sie benötigen und ob für sie nicht eventuell eine abgespeckte Version infrage kommt.
Testversion – wer sich unsicher ist, welche Version für einen selbst infrage kommt, der sollte die Testversionen austesten. Sie bieten zwar nur ein eingeschränktes Arbeiten, helfen aber dabei zu erkennen, welche Inhalte überhaupt notwendig sind.
Gebühren – wie wird für das Programm gezahlt? Hier hilft ein Blick auf die gängigen Modelle. Wird die Gebühr monatlich gezahlt oder doch jährlich? Monatliche Zahlweisen sind oft teurer als die Überweisung der Jahresgebühr. Eine andere Frage ist die der Zahlmöglichkeit. Ist die Software überhaupt für einen selbst zugänglich oder sind die notwendigen Zahlungsmittel nicht verfügbar?
Kündigung – bei Abomodellen muss zudem unbedingt darauf geachtet werden, was mit gespeicherten Dateien im Fall einer Kündigung geschieht. Hat ein Kunde weiterhin Zugriff auf die Dateien und kann sie herunterladen, wenn sie im Onlinespeicher liegen? Oder sind sie für ihn nicht länger erreichbar? Für Selbstständige kann der letzte Fall eine Katastrophe darstellen, wenn beispielsweise ein Großprojekt eines Kunden nicht mehr erreicht werden kann.
Zugleich wird die Nutzbarkeit auf diversen Geräten heute immer wichtiger. Viele Selbstständige wechseln auch im Homeoffice den Arbeitsplatz und variieren zwischen Desktop-PC, Laptop, Tablet oder auch Smartphone. Manche Softwares sollten auf allen Geräten verfügbar sein. Ein simples Beispiel: Es hilft nichts, wenn auf dem PC-Termine eingetragen werden, die nicht auf dem Smartphone oder Laptop abrufbar sind. Andere Softwares können auf verschiedenen Geräten genutzt werden, aber nie gleichzeitig. In diesem Fall müssen Selbstständige auf eine Cloud zurückgreifen, damit sie die bearbeiteten Daten zwischen den Arbeitsgeräten synchronisieren.
Fazit – Software muss nicht sündhaft teuer sein
Rund um die Open-Source-Software gibt es längst sehr gute Alternativen zu den teuren Universalprogrammen. Zwar müssen sich Umsteiger selbst ein wenig umstellen, da die Menüs teils anders aufgebaut sind, doch geht das recht schnell. Bei anderen Programmen hilft es, sich auf Angebote und Rabatte zu konzentrieren. Es gibt fast immer Softwares zu vergünstigten Preisen. Das trifft auch auf Spezialsoftwares zu, die in einigen Berufen fast unverzichtbar sind. Wer hier ein wenig schaut und vergleicht, der findet mit Glück ein günstiges Angebot.
