Buchhaltung 2.0: Wie der technologische Fortschritt das Büro umkrempelt

Seit mehr als 40 Jahren helfen Computer im Büro aus: Mit ihnen wurde das Schreiben und Editieren von Texten deutlich einfacher als mit der Schreibmaschine. Dank Emails lassen sich Nachrichten jetzt kostenlos und innerhalb weniger Sekunden versenden. Aber auch bei der Sicherung von großen Datenbeständen und bei der Buchhaltung hilft die EDV und spart viel Arbeit. Gerade Menschen älteren Semesters werden sich an jene Zeiten erinnern, in denen Massen von Papier und Zeit benötigt wurden, um eine korrekte Buchhaltung zu betreiben.

Fehler oder Versäumnisse durch einen Mangel an Einsicht standen an der Tagesordnung und haben das Potential eines Unternehmens oft spürbar ausgebremst. Doch mit der Digitalisierung ist in den letzten Jahren frischer Wind in die angestaubte Bürokratie gelangt. Der technologische Fortschritt verspricht Schnelligkeit und Effizienz wie nie zuvor, aber was passiert da in der Praxis eigentlich?

Bestandteile moderner Buchhaltung

Um die Komplexität der buchhalterischen Tätigkeit und die damit verbundenen Anforderungen an moderne Software-Lösungen zu verstehen, sollte man zunächst einen Blick auf die Thematik werfen: Welche Aufgabenfelder gehören zur Buchhaltung? Subsummiert kümmert sich die Buchhaltung um alle Prozesse und Umstände, die mit dem Vermögen eines Unternehmens zu tun haben. Dazu gehören beispielsweise:

Die Buchhaltung ist nicht zu verwechseln mit der Buchführung. Letztere kümmert sich hauptsächlich um die Aufzeichnungen aller betrieblichen Prozesse und bietet anhand von Belegen eine Informationsbasis für die interne und externe Kontrolle. Je nach Rechtsform, Handelsregistereintrag und Jahresumsatz ist die Buchführung für ein Unternehmen verpflichtend oder nicht. Im Internet gibt es allerlei weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen.

Warum ist Buchhaltung so wichtig?

Buchhalter müssen lückenlose Geschäftsbücher anfertigen und kommen sowohl in Industrie-, Dienstleistungs-, Handwerks- und Handelsbetrieben, als auch bei Verbänden oder Interessensorganisationen zum Einsatz. Alle gelieferten Zahlen bilden die Grundlage für ein optimales Controlling. Oft fungieren Buchhalter darüber hinaus als Berater für steuerliche oder betriebswirtschaftliche Interessen.

Ohne Buchhaltung, ob durch interne oder externe Kräfte ausgeführt, kann ein Unternehmen nicht geleitet werden, denn das Finanzamt verlangt in regelmäßigen Abständen detaillierte Auskünfte zur Steuer. Besitzen die angegebenen Auflistungen Fehler oder Löcher, kann dies erhebliche Steuernachzahlungen zur Folge haben und einem Unternehmen auf Dauer enorm schaden. Nur eine korrekte Steuererklärung gibt einem Betrieb die benötigte Stabilität, die es für Wachstum und Marktetablierung braucht.

Buchhaltung und Digitalisierung

Der technologische Fortschritt, allen voran die Digitalisierung, hat die buchhalterischen Arbeitsprozesse grundlegend verändert. Elektronische Workflows und Automatisierungen machen den altgedienten Papierkrieg nach und nach zu einem Relikt vergangener Zeit. So arbeiten die meisten Software-Anwendungen aus der Buchhaltungsbranche schnell, intuitiv, kostengünstig, umweltfreundlich und mit einem Maximum an Effizienz.

Die modernen Programme bringen Übersicht in die komplexen Geschäftsstrukturen und erleichtern damit ein Tätigkeitsfeld, das bis dato viel Zeit (und auch Nerven) gekostet hat. Dabei existieren auf dem Markt mittlerweile diverse Produkte für die unterschiedlichsten Geschäftsformen – egal ob Freelancer, Startup, Mittelstandsunternehmen oder Wirtschaftsgigant. Eine gute Buchhaltungssoftware sollte etliche Funktionen abdecken, die für eine reibungslose Geschäftsführung von Nöten sind. Ein Auszug:

Auch wenn die Digitalisierung das Berufsbild des Buchhalters immens verändert hat und weiter verändern wird, bietet sie für das Aufgabenfeld beträchtliche Hilfestellungen an. Es bleibt abzuwarten, welche Veränderungen die Zukunft noch mit sich bringt. Fakt ist: Die Digitalisierung verspricht Erfolg.